Ajankohtaista
Ohjaatko hankintojasi?
Minulla on muutama ajatus, joita luon hankkijoille ja tilaajille koulutuspäivinä.
Yksi näistä ajatuksista pohjautuu myynnin perusteisiin – asiakkaan johdatukseen ja ostopolkuun.
Kun nykyään teemme tarjouspyyntöjä ja hintatiedusteluja verkossa, olemme päätyneet siihen tilanteeseen jostain syystä. Sitä ei uskoisi, kuinka meitä on voitu johdatella siihen huomaamattamme – hyvinkin eritavoin.
Siinä tilanteessa, kun olemme tekemässä pientä tai isompaa valintaa sekä päätöstä, on tärkeää tiedostaa hetken vaikutus. Varmista ohjeista, vaikka se veisi tovin ja hidastaisi omaa tekemistä. Pian huomaat, että tällä on tarkoituksensa.
Kun toimitaan ostajana tai tilaajana yrityksen piikkiin, saattaa ostamisen helppous houkuttaa. Varsinkin tilanteissa, kun muutkin työt odottavat tekijäänsä.
Julkisin varoin tehtävien hankintojen hallinnollista, dokumentointityötäkin, on riittämiin, jolloin hankintaohjeen helpoin reitti ”suora toimittajavalinta” saattaa näyttäytyä helpoimmalta ratkaisuilta. Hankkeen aikataulu ei anna myötä syvällisempään toimittajavertailuun tai kilpailutukseen, mikä johtaisi tuotekehityksen tai palvelutoiminnan kannalta uuden tiedon äärelle. Ostajan päätösväsymystä käytetään hyväksi, mikäli tätä ei ole tunnistettu yrityksen ostajan toimesta.
Johdatusta myyjien luomille ostopoluille tapahtuu eri tavoin. Asiakkaan ostopäätöstä pyritään tukemaan moninaisesti. Palvelun tai tuotteen myyntityöhön koulutetaan, laaditaan tarkistuslistoja ja suunnitelmia. Ostokäyttäytymisessä painottuvat tunteet, joihin halutaan vaikuttaa välillisesti tai välittömästi niin mielikuvin tuotteesta kuin luomalla kiireen tuntua ostotapahtumaan. Tämä subjektiivinen kokemus tai mielikuva voivat vaikuttaa lopulta siihen, onnistuuko yritys vakuuttamaan asiakkaansa edustajan, joka vaikuttaa ostopäätöksen syntymiseen.
Tylsänä ja tehokkaana keinona niittää päätösväsymystä ja sen vaikutuksia ovat hankintaohjeet, hankinta- ja ostokriteerit ja ostoprosessin hahmotus. Julkisin varoin tehtävissä hankinnoissa hankintaohjeistuksen merkitys korostuu varsinkin pienhankintojen osalta. Ohjeet luovat tilaajataholle, asiakkaan asemassa olevalle yritykselle, mahdollisuuden ohjata itse omaa hankintatoimintaansa, luoda pelisäännöt yhteiselle ostotoiminnalle ja ennen kaikkea vaikuttaa hyviin ja perusteluihin hankinta- ja ostopäätösten aikaansaantiin. Oman ostopolun hallinta tuo mukanaan kustannussäästöjä ja tarkoituksenmukaisia hankintoja.
Lopuksi osto-ohjausta palveluihimme
Tavallisesti julkissektorin hankintaohjeet ovat kymmensivuisia ja hankintalakipainotteisia tai päinvastoin lyhyitä ja yleisluonteisia. Tarkastelemalla ohjeiden laajempaa merkitystä ja välillisiä vaikutuksia eri toimintoihin voidaan pitkäveteiset ohjeet muuttaa toisella tapaa toimintaa ja rakenteita tukeviksi. Päätösväsymyksen riskien ennaltaehkäisyyn voidaan vaikuttaa myös kokoamalla yhteisiä hankinta- ja ostokriteerejä sekä selkeyttämällä ostoprosessi ja sen sisältö.
Mikäli hankintaohjeenne kaipaavat tuoreita ajatuksia tai hanketoimintaan suuntautuneet ohjeet puuttuvat kokonaan, Ostonomi voi auttaa hankintaohjeistuksissa. Millaista on hankintojen ohjeistaminen? Tässä on esimerkkejä ohjeista, joita olemme työstäneet:
- Ohje hankintojen valmisteluun ja kilpailuttamiseen
- Pienhankintaohje
- Hankintojen suunnittelu ja kalenterit
- Sopimushallinnan ohjeistus
- Sisällön ja teknisen asiantuntijan työohjeet ja perehdytys
- Hankintakategoriaohjeet
Hankintaohjeiden työmääräarvioihin vaikuttavat ohjeistuksen tai päivityksen laajuus. Pienempi töisiä hankintaohjeistuksia esimerkiksi kirjallisen kommentoinnin keinoin teemme alkaen 550 euroa / ohje tai lyhyen ohjeistuksen laadinta alkaen 1650 euroa / ohje. Monimutkaisemmissa tai muuten laajemmissa projekteissa esimerkiksi hankintaohjeistuksen uudistuksessa, pienhankintaohjeistuksen vaikuttavuuden parantamisessa sovimme yhdessä työmääräarvion. Laajemmissa projekteissa hinnoittelu on alkaen 2640 euroa / ohje.